5 LÝ DO CẦN CẢI THIỆN CÔNG CỤ COLLABORATION NGAY TỪ HÔM NAY

Số lượng các doanh nghiệp chấp nhận (hoặc ít nhất là cho phép) các công việc “ảo” thì đang trên đà tăng lên. Hiện nay, nếu bạn làm việc trong một môi trường kỹ thuật số chẳng hạn như các công ty làm về Marketing và làm về các dịch vụ, bất kỳ ai có laptop và được kết nối Internet đều có thể có một công việc mang lại thu nhập cao ngay cả khi bạn làm việc tại nhà, trên một hòn đảo hoặc thậm chí tại một ngôi nhà trên cây

Tuy nhiên, làm cách nào để có thể hoàn thành công việc một cách có hiệu quả? Làm như thế nào để chúng ta có thể truyền tải thông tin cho nhau một cách rõ ràng, đưa ra những thời hạn hợp lý, thúc đẩy lối tư duy sáng tạo nhằm tạo ra những giải pháp tốt nhất cho các khách hàng?

Các nhân viên tại Microsoft Office gần đây cũng đã xuất bản một đoạn trích về cách để thực hiện những điều trên. Họ đã dẫn chứng ra một trường hợp hết sức thuyết phục, về các giải pháp tích hợp của công cụ Collaboration, thay vì đưa ra một loạt cách thiết bị và phần mềm không hề có liên quan—đó là những thứ mà hầu như chúng ta đang sử dụng ngày nay.

Nếu bạn không chắc liệu rằng giải pháp về công cụ Collaboration có phù hợp với bạn hay không, thì hãy cùng tìm hiểu 5 lý do quan trọng lý giải việc tại sao bạn nên dành thời gian để cải thiện công cụ Collaboration, để hoàn thành công việc của bạn tốt hơn, trong một thời gian ngắn hơn.

1. THỜI GIAN

Ai là người muốn hoàn thành mọi thứ nhanh hơn và tốt hơn trong nền kinh tế ngày nay? Câu trả lời: tất nhiên là tất cả mọi người. Và đó là lý do tại sao sử dụng một công cụ trò chuyện đang rất thịnh hành. Điều này đặc biệt đúng trong môi trường làm việc “ảo”, nhưng cũng thật tuyệt khi nó được diễn ra tại môi trường làm việc văn phòng.

Giả sử khi một nhân viên A đang nói chuyện điện thoại với khách hàng và cần biết những điều nhân viên B đã trao đổi với khách hàng từ tuần trước, chắc chắn người này sẽ không đi qua tận văn phòng của B để hỏi đúng không. . Thay vào đó, gửi một đoạn tin nhắn thông qua các ứng dụng Yammer hoặc Microsoft Teams là cách tốt nhất để trao đổi.(Chưa kể việc này còn giúp làm giảm thiểu đi những cuộc nói chuyện phím, điều rất dễ dàng bắt gặp ở những tòa nhà văn phòng, nhưng không phải là lúc khi mà deadline đã gần kề)

Đến cuối cùng, thời gian mà bạn bỏ ra để di chuyển qua lại, thì việc gọi điện thoại hay gửi email thì có lý hơn. Hãy tưởng rằng bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong một ngày nếu bạn có thể nhận được sự hồi đáp nhanh chóng, từ việc trao đổi nhanh qua văn bản hoặc gọi video với đồng nghiệp của mình. Hơn nữa, hãy tưởng tượng xem có bao nhiêu email sẽ không phải gửi nếu sử dụng ứng dụng.

2. CHI PHÍ

Nếu tôi sử dụng ứng dụng LastPass nhằm lưu trữ những mật khẩu nhưng B lại sử dụng ứng dụng 1Password để làm việc đó, thì chẳng phải công ty đang phải trả phí cho cả 2 hệ thống lưu trữ mật khẩu, mà bản chất của chúng đều như nhau.

Khi bạn làm việc trên một nền tảng phù hợp dành cho tất cả công cụ và hệ thống của bạn, là bạn đang tiết kiệm được chi phí và hiện đại hóa một hệ thống mà bất kỳ ai trong cùng một nhóm có thể sử dụng.

Và tôi thật sự không cần thiết phải kể cho bạn biết rằng việc giữ cho chi phí ở mức thấp quan trọng như thế nào để đem lại sự phát triển của một doanh nghiệp, đặc biệt là vào cái thời đại của hội chứng shiny-object (SOS), nơi mà mỗi ngày một công ty công nghệ Marketing đang cho ra mắt một công cụ mới mà bạn NHẤT ĐỊNH PHẢI có để thành công. Điều này thì cũng quan trọng đối với những doanh nghiệp dựa trên các dịch vụ, tổng chi phí của nó hầu như dựa trên mức lương của những tài năng tuyệt vời đó.

Hơn nữa, kiểm soát những công cụ nào mà bạn sử dụng, khi nào bạn sử dụng chúng, và cách nào hữu ích để bạn quản lý các thành viên mới trong nhóm và giữ một quy trình đơn giản.

3. AN TOÀN

Tôi đã đề cấp về LastPass ở mục phía trên bởi vì nếu tôi có một dollar cho mỗi lần có ai đó trong nhóm khuyến khích tôi phải nghiêm túc hơn về việc giữ an toàn mật khẩu (ahem, Jess and Kelly) tôi sẽ mua một cái võng mạ vàng.Điều này thì quan trọng hơn bao giờ hết, từ mật khẩu, các tệp tin và đến các thông tin phải được bảo mật trong thời đại hacker, cả trong nước lẫn ở quốc tế.

Công cụ Collaboration thì cung cấp các tính năng về bảo mật và quyền riêng tư mà bạn cần, để giữ cho các dữ liệu của bạn được an toàn. Hơn nữa, các công cụ như Office365 thật sự cung cấp những tính năng này thông qua các thiết bị, vì vậy bạn không phải lo về việc bị hack tài khoản đối với thành viên trong nhóm trong chuyến đi đến Nam Phi.

4. QUY MÔ

Nhìn xem, tôi biết rằng không chỉ riêng tôi là người có một cái danh sách những việc cần làm ngày càng dài, đặc biệt là vào những ngày đầu năm. Tôi biết tôi muốn giữ vững sự phát triển kinh doanh, nhưng tôi không muốn nó trở nên quá to tát khiến tôi mất đi những thứ làm cho chúng tôi khác biệt. Tôi muốn cả nhóm chúng tôi tốt hơn ở những thứ mà chúng tôi đã đang thực hiện, chúng tôi muốn dành thời gian cho những dự án tuyệt vời khác thay vì sản xuất ra những sản phẩm chỉ chú trọng đến số lượng.

Làm việc thông qua những công cụ Collaboration thì cho phép phương pháp sắp xếp hợp lý này, để mà chúng ta có thể mở rộng quy mô theo ý muốn của bản thân, cho dù điều đó có nghĩa là phải thêm nhiều thành viên trong nhóm hơn, thiết lập một hệ thống tốt hơn, hoặc thuê những con rô-bốt để chúng ta có thể đi thư giản ở vài nơi nào đó. Chúng ta có thể nâng cấp bộ nhớ, thêm nhiều người, hoặc thêm nhiều dịch vụ hơn chúng ta muốn, nó thì sẽ giúp giảm được cái áp lực khi thực hiện mua một bộ những công cụ mới trong cùng một lúc.

5. KIỂM SOÁT

Nhân viên A cần phải truy cập vào quyền quản trị viên bởi vì anh ấy đảm nhận về mảng nhân sự, trong khi nhân viên B là người mới hoàn toàn và chúng tôi không muốn cô ấy làm rối tung cái hệ thống mà chúng tôi đã xây dựng rất kỳ công. Những hồ sơ của người dùng được đơn giản hóa cho phép bạn quyết định được ai có quyền truy cập vào những gì và khi nào, điều này mang lại cho bạn sự an tâm trong khi việc kiểm soát mọi người truy cập vào đúng nơi phù hợp dành cho họ.

Nếu bạn còn chưa hứng thú về việc nhóm của bạn cần một hệ thống Collaboration tốt hơn, thì hãy xem 5 mẹo giúp cải thiện công cụ Collaboration này. Nó có thể thay đổi suy nghĩ của bạn về cách làm việc với đồng nghiệp, tiết kiệm thời gian cho bạn và khơi lại một chút tinh thần của bạn.

>>> Tham khảo các bí quyết thành công trong kinh doanh từ VietnamWorks Learning.